KUTSU NITRO GAMES OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN / NOTICE TO THE ANNUAL GENERAL MEETING OF NITRO GAMES PLC

Nitro Games Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 7.5.2021 klo 14:00 alkaen (Suomen aikaa) Nitro Games Oyj:n Kotkan toimipisteessä osoitteessa Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 13:30.

 

Osakkeenomistajia kannustetaan käyttämään äänioikeuttaan valtakirjalla henkilökohtaisen osallistumisen sijaan varsinaisen yhtiökokouksen turvallisen järjestämisen mahdollistamiseksi. Nitro Games Oyj tulee arvioimaan ilmoittautuneiden osakkeenomistajien lukumäärää ja varsinaisen yhtiökokouksen turvallisen järjestämisen edellytyksiä sovellettavan sääntelyn perusteella. 

Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 48,91 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ja osakkeenomistajien esityksiä yhtiökokouksen päätöksiksi.

The shareholders of Nitro Games Plc are summoned to the company’s Annual General Meeting to be held on 7 May 2021 at 14:00 (Finnish time) at Nitro Games Plc’s Kotka office, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 13:30.

All shareholders are encouraged to exercise their voting rights by proxy representation instead of attending the Annual General Meeting in person in order for the Annual General Meeting to be safely organized. Nitro Games Plc will evaluate the number of registered shareholders and the conditions for safely conducting the Annual General Meeting based on applicable regulations. 

Shareholders representing approximately 48,91 per cent of the company’s shares and votes have notified that they support adoption of the Board of Directors’ and the shareholders’ proposals as resolutions of the Annual General Meeting.

Ilmoittautuminen Varsinaiseen yhtiökokoukseen / Registration for the Annual General Meeting

Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 27.4.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 4.5.2021 klo 16.00 Suomen aikaa, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Kokoukseen voi ilmoittautua:

a) Nitro Games Oyj:n verkkosivuilla www.nitrogames.com;
b) sähköpostitse osoitteeseen info@nitrogames.fi.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Nitro Games Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Each shareholder who is registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., on the record date of the Annual General Meeting, which is 27 April 2021 has the right to participate in the Annual General Meeting. A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company. A shareholder, who wants to participate in the Annual General Meeting, shall register for the meeting no later than 4 May 2021 at 16.00 Finnish time, by which time the registration shall be received.

The registration may take place:

a) at Nitro Games Plc.’s website at www.nitrogames.com;
b) by e-mail to address info@nitrogames.fi.

In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, email address and the name of a possible assistant or proxy representative and the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to Nitro Games Plc. is used only in connection with the Annual General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen

(Ilmoittautuminen osakkeenomistajille, joiden osakkeet ovat suomalaisella arvo-osuustilillä ja ne ovat rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon / Registration for the shareholders who have their shares in a Finnish book-entry account and who are registered in the shareholder register of the company maintained by Euroclear Finland Oy).

 

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Holders of nominee registered shares

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua kokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon varsinaiseen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 27.4.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 4.5.2020 klo 10.00 Suomen aikaa. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista kokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua kokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the Annual General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on 27 April 2021, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the Annual General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on 4 May 2021 by 10.00 Finnish time. As regards nominee-registered shares this constitutes due registration for the Annual General Meeting.

A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the Annual General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the Annual General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.

 

Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet / Shares registered in Euroclear Sweden AB

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 27.4.2021.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nitro Games Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 27.4.2021, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nitro Games Oyj:n osakasrekisteriin. Pyyntö Nitro Games Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 28.4.2021 kello 10.00 Ruotsin aikaa.

Nitro Games Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Shareholder whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who wants to participate in the Annual General Meeting and use his/her/its voting right, shall be registered at the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB on 27 April 2021 at the latest.

In order to be entitled to request for temporary registration in the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Ltd., a shareholder of nominee-registered shares shall request that his/her/its shares are temporarily registered under his/her/its own name in the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB and to ensure that the custodian bank will send the above-mentioned request for temporary registration to Euroclear Sweden AB. The registration shall be made on 27 April 2021 at the latest, and therefore a shareholder shall give the request to his/her/its custodian bank in good time prior to the above date.

Shareholder, whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who intends to participate in the Annual General Meeting and use his/her/its voting right, shall request for a temporary registration of his/her shares to the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Oy. The request to Nitro Games Plc. shall be made in written at the latest on 28 April 2021 at 10.00 Swedish time.

The temporary registration through Nitro Games Plc. constitutes a due registration to the Annual General Meeting.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen 2021 liittyvät ennaltaehkäisevät toimet / Precautionary measures for the Annnual General Meeting 2021

 Koronavirukseen liittyvien riskien minimoimiseksi Nitro Games on päättänyt muun muassa seuraavista varotoimenpiteistä liittyen varsinaiseen kokoukseen:

In order to decrease the risks related to coronavirus, Nitro Games has decided on e.g. the following precautionary measures for the Annual General Meeting:

  • Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan ilman henkilökohtaista läsnäoloa valtuuttamalla yhtiön oikeudellisen neuvonantajan Smartius Oy:n edustajan OTM Aino Ijäksen tai valitsemansa henkilön edustamaan heitä yhtiökokouksessa valtakirjalla;
    Shareholders may exercise their voting rights without physical attendance by issuing a proxy and authorizing representative of company’s legal advisor Smartius Oy LL.M. Aino Ijäs or another designated person to represent them at the Annual General Meeting;
  • Yhtiökokoukseen osallistuvien hallituksen ja johtoryhmän jäsenten määrä on rajoitettu minimiin;
    There will only be minimum attendance of the Nitro Games’s Board of Directors and Management Board members present at the meeting;
  • Kokouksessa ei järjestetä tarjoilua / There will be no catering at the Annual General Meeting;
  • Yhtiökokous pidetään mahdollisimman lyhyenä täyttäen kaikki lakisääteiset vaatimukset.
    The meeting will be kept as short as possible while fulfilling all legal requirements.

Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney

Pyydämme kaikkia osakkeenomistajia vakavasti harkitsemaan yhtiökokouksesta poisjäämistä. Kokoukseen osallistumisen sijaan voitte valtuuttaa yhtiön oikeudellisen neuvonantajan Smartius Oy:n edustajan OTM Aino Ijäksen tai valitsemanne toisen henkilön edustamaan teitä yhtiökokouksessa. Valtakirja ja äänestysohjeet löytyvät alta.

We request all shareholders to seriously consider refraining from attendance. Instead of attending the Extraordinary General Meeting, you may authorize representative of company’s legal advisor Smartius Oy LL.M. Aino Ijäs or another designated person to represent yourself at the Extraordinary General Meeting. A proxy document template with voting instructions can be found below.

  • Varsinaisen Yhtiökokous valtakirja (pdf)
  • Annual General Meeting proxy template (pdf)
  • Valtakirjat pyydetään palauttamaan pdf-tiedostona osoitteeseen info@nitrogames.fi tai postitse tai henkilökohtaisesti osoitteeseen Nitro Games Oyj, Yhtiökokous, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka niin, että ne ovat perillä viimeistään 6.5.2021 klo 12.Please deliver proxy documents by email as a PDF file to info@nitrogames.fi or by regular mail or personally delivered to Nitro Games Oyj, AGM 2021, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka so that they are received by 6 May 2021 noon at the latest.
  • Osakkeenomistajien, jotka haluavat olla edustettuna yhtiökokouksessa, tulee valtakirjan toimittamisen lisäksi myös varmistaa, että on ilmoittautunut yhtiökokoukseen yhtiökokouskutsussa annettujen ohjeiden mukaisesti. Valtakirjan toimittaminen ei muodosta ilmoittautumista yhtiökokoukseen.All shareholders wishing to be represented at the Annual  General Meeting should, in addition to issuing a proxy document, make sure that they are registered for the Annual  General Meeting in accordance with the instructions set out in the notice to the Annual  General Meeting. Delivery of a proxy document does not constitute registration for the Annual  General Meeting.

Kaikkia, joilla on flunssaoireita, jotka ovat altistuneet koronavirukselle, jotka kuuluvat riskiryhmiin tai ovat matkustaneet Suomen ulkopuolella 14 vuorokauden aikana ennen yhtiökokousta, kehotetaan olemaan osallistumatta yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti.

Anyone with flu symptoms, who has been exposed to the coronavirus, is especially vulnerable to the virus or who has travelled outside Finland 14 days prior to the Annual General Meeting is kindly requested not to attend the Annual General Meeting in person
.

Kotka

Juha Vainion katu 2
48100 Kotka
FINLAND

Helsinki

Kaisaniemenkatu 2B
5th Floor
00100 Helsinki
FINLAND

Contact us

Mobile +358 44 082 2268
info@nitrogames.com
support@nitrogames.com